Алексей Парфун (parfun) wrote,
Алексей Парфун
parfun

Успеть все

обложка.jpg

Продожаю серию постов о инструментах планирования и организации. Прошлый раз написал про матрицу. Сейчас скажу немного про своего верного друга и помошника - программу MS Outlook.

Не стану утверждать,что нет аналогов или альтернатив.Их - море.Но учитывая что большая часть офисных программных продуктов созданы и доведены до совершенства именно Майкрософт,уже много лет я "подсел" на MS Outlook.
Некоторые люди почему то думают что это в первую очередь почтовый клиент.Данное мнение ошибочно.Это целая эко система,в которой группируются все задачи,контакты,почта и напоминания. Она сохраняет все в архив,резервирует на диске, помогает группировать и упорядочивать. и справляется с этим очень хорошо. Для изучения программы рекомендую почитать книгу ведущего специалиста РФ по тайм менеджменту Глеба Архангельского "Формула времени.Тайм менеджмент на Outlook 2013". Вообще не очень люблю этого автора, но данная книга очень даже хороша.Все рассказано, показано, что-куда-зачем. Поверьте, даже если вы пользуетесь программой давно, узнаете много нового.

Немного моего пользовательского опыта. Во-первых, у меня программа всегда открыта на втором ноутбуке. Вот так это выглядит.

-d58F-veu8Y.jpg

Почему всегда открыта.Потому как оперативное получение почты и ответ на нее для меня крайне важная вещь.Обмен письмами в крупных компаниях - это такой кровоток, если он замедляется - организм страдает.Так что если я на рабочем месте - всегда отвечаю очень быстро. Настройки там очень гибкие. Можно подключить несколько ящиков (любых), уведомления, сделать папки, отфильтвровывать и даже отвечать автоматически. Все это работает, и очень грамотно сделано. Помимо того всегда можно в поездке зайти на веб версию, и прочитать все сообщения.
Чтобы сразу успокоить специалистов. Когда мне нужно сделать "окно тишины" я просто не реагирую на письма без звукового сигнала.Они не срочные и не важные. А остальные так и так мне нужно читать сразу же.
Почтовые папки сгруппированы по блокам. У меня это "продажи","маркетинг" и тд. Больше 10 настраивать не вижу смысла для себя, но это кому как.Можно внутри папки сделать еще структуру. Рекомендую активно использовать "правила".

Второй мой друг - календарь. У меня их много. Один свой,основной. Там все - работа и личные дела. Где нужно - стоят напоминания. Событиям можно еще цвет присваивать, но я от этого отказался, не удобно. Кому то может быть так проще. На заглавной картинке слева как раз видно, что события выделены разным цветом.
Помимо личного у меня есть еще технические календари (Дни рождения,график по автомобилю) и подключенные календари моих сотрудников, для контроля их задач.

Поле "задачи" фильтрует все списки дел и выделенные к исполнению письма.Там я не так много всего заношу, не люблю прописывать все до мелочей типа "купить батарейки". Только крупные блоки задач.

Ну и контакты. Карточку контрагента рекомендую заполнять по максимуму, лишней информации не бывает. Всегда стараюсь прикрепить фото, связей очень много, всех в лицо не запомнить.

Это основное. Кто заинтересуется - почитает остальное в сети. Если есть что добавить по использованию этой программы - приглашаю в комментарии, давайте обменяемся опытом.
Tags: интересно, рекомендую, эффективность
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 37 comments